北林研办发〔2013〕23号
（2015年7月修订）
为促进研究生从事高水平的科研活动，在广大研究生中营造崇尚科学、积极进取、勇于创新的优良学术氛围，提高我校研究生的科学研究水平，研究生院在“211工程”三期创新人才培养子项目的基础上，继续资助研究生参加国内外举行的高水平学术会议。为做好有关工作，特制定本管理办法。
一、资助内容
1、国外举行的国际学术会议；
2、国内举行的国际学术会议；
3、全国性机构举行的国内学术会议。
二、资助对象
1、申请人应为我校优秀在读博士研究生和硕士研究生（不包括在职攻读学位学生），品学兼优，成绩优良。
2、申请人提交的学术论文被本学科领域高水平的国内、国际学术会议正式接收（本人为第一作者），申请人得到会议正式邀请或书面通知，并受邀在会议上作口头学术报告。
3、为保证更多的研究生能进行国内外学术交流，原则上每位申请人每年限报一项，每位导师每年只有一位研究生能够获得研究生院批准，并优先资助受邀作大会口头报告的研究生、已有高水平学术论文发表的研究生、博士研究生。
4、申请时有下列情形之一者，不予资助：
（1）在校期间受过处分，或有学术不端行为的；
（2）因身体或其他不可抗拒原因，不适合参加国内、国际学术会议的；
（3）申请者申请资助的学术会议召开日期在学位论文答辩学期的；
（4）申请资助的学术会议召开日期超出申请者毕业派遣日期的；
（5）申请材料内容不齐备、或申请材料中提供虚假信息的。
三、资助形式
具体资助形式见《北京林业大学研究生国内外学术会议交流费用报销说明（2015年7月修订）》。
四、工作流程
（一）申请人提交申请材料
申请国内、国际学术会议资助的研究生应在规定时间内向学院提交以下申请材料：
1、《北京林业大学研究生出国参加国际学术会议申请表》或《北京林业大学研究生参加国内学术会议申请表》。该表格需由导师签字，学院主管领导签字并加盖学院公章；
2、《北京林业大学研究生出国参加国际学术会议资助协议书》或《北京林业大学研究生参加国内学术会议资助协议书》。该协议书一式两份，由申请者本人和导师签字确认；
3、申请人受邀在国内或国际学术会议上作口头报告的邀请函。其中，电子邮件形式的邀请函需由导师签字确认，非英语邀请函应提供经导师签字确认的中文翻译件；
4、参会论文或摘要或其他复印件；
5、论文或摘要或其他已被会议录用的证明；
6、与参加会议有关的其他资助来源的证明材料。
以上材料中，1-4项为申请者申请时必须提供的材料。
（二）学院审核、申报
各学院对研究生所参加学术会议内容、在所属学科领域的学术水平等情况进行审核，确定资助名单，并在申报时间内将审核通过的申请人名单及上述各项申请材料交到研究生院。
（三）研究生院复核、公示
研究生院对各学院所提交申请材料进行复核并确定资助名单和额度，并在研究生院网页公示。
（四）研究生院完成资助事宜
1、受资助者应在会议结束后10天之内（假期除外）持《北京林业大学研究生参加国内外学术会议情况汇报表》、《北京林业大学研究生学术会议情况调查问卷》、护照（参加国内会议者不需要）及论文（摘要）集封面、目录、文章（摘要）页或口头报告证书复印件以及口头报告照片（各一式一份）到研究生院审核，审核前须将电子汇报材料（其中照片格式为jpg格式）发送至liucq03@163.com,审核通过后办理费用报销手续。具体费用报销说明见《北京林业大学研究生国内外学术会议交流费用报销说明（2015年7月修订）》。
2、有下列情形之一者，不予以资助：
（1）未成行者；
（2）未经研究生院批准而私自变更会议或改变会议行程者；
（3）无故未在规定时间上报汇报材料者；
（4）汇报材料内容不完整、或汇报材料中提供虚假信息者。
五、本办法由研究生院负责解释，自公布之日起实施。
